Comment mettre en place un système B2B ? Le guide étape par étape

Avant de commencer : clarifiez l’objectif

La plupart des entreprises qui décident de mettre en place un système B2B passent directement au choix du logiciel. Or la première étape consiste à préciser quel problème le système doit résoudre. Les commandes se perdent-elles au téléphone, passent-elles au mauvais prix, ou le risque d’impayés échappe-t-il à tout contrôle ? Plus l’objectif est clair, plus la mise en place se déroule sans accroc.

Avant de commencer, répondez à ces questions :

• Qui l’utilisera ? Uniquement les revendeurs, ou aussi les clients professionnels et les commerciaux terrain ?
• Quelles tâches passeront sur le portail ? Commandes, relevés de compte, encaissements, promotions, demandes de retour…
• Comment mesurerez-vous le succès ? Par exemple, la part des commandes passées sur le portail, le nombre de commandes prises par téléphone ou le taux d’erreurs de commande.

Mettre en place un système B2B en 7 étapes

1. Découverte et périmètre

Nous analysons votre flux de commandes actuel, l’ERP ou le logiciel de comptabilité que vous utilisez, votre organisation commerciale et vos règles de prix. À l’issue de cette étape, ce qui sera mis en place, la provenance de chaque donnée et les livrables sont formalisés par écrit.

2. Préparation des données

Fiches produits (code, description, unité, visuel), liste des revendeurs et comptes clients, listes de prix et informations d’entrepôt sont passées en revue. Un système B2B n’est fiable qu’à hauteur des données qu’il contient ; des fiches produits incomplètes ou incohérentes empêchent le revendeur de trouver ce qu’il cherche.

3. Définition des règles de prix, de remises et de risque

On définit quel revendeur travaille avec quelle liste de prix, les remises par groupe de revendeurs ou par marque, les limites de crédit et à qui la commande est soumise pour validation en cas de dépassement. Si ces règles sont aujourd’hui sur papier ou dans Excel, elles se retrouvent pour la première fois réunies en un seul endroit.

4. Intégration ERP

On définit et met en place la circulation des données produits, stocks, prix et comptes clients de l’ERP vers le portail, et des commandes du portail vers l’ERP. On précise quelles données sont échangées, dans quel sens et à quelle fréquence ; l’intégration est testée sur des scénarios réels avant la mise en production.

5. Configuration du portail

On paramètre une apparence conforme à votre identité visuelle, les circuits de validation des commandes, les notifications par e-mail ou WhatsApp, le paiement en ligne et les connexions aux transporteurs.

6. Test avec des revendeurs pilotes

Le système est d’abord ouvert à quelques revendeurs. Ceux-ci passent leurs vraies commandes sur le portail ; recherche, prix, stock et flux de commande sont testés sur le terrain. Les retours permettent de combler les manques.

7. Ouverture à tous les revendeurs

Les revendeurs reçoivent leurs identifiants, un court guide d’utilisation leur est transmis et un référent est désigné pour répondre à leurs questions pendant les premières semaines. Les premières commandes font l’objet d’un suivi rapproché.

Combien de temps dure la mise en place ?

Quatre éléments déterminent surtout la durée : le périmètre de l’intégration ERP, l’état de préparation des données, les besoins en développements spécifiques et le nombre de revendeurs. Dans la plupart des projets, ce qui prend le plus de temps n’est pas le logiciel lui-même, mais la mise en ordre des données produits et prix.

Un calendrier précis ne devrait donc être donné qu’après la phase de découverte. La promesse « nous l’installons en deux semaines », faite sans connaître le périmètre, ne tient généralement pas compte du travail sur les données et l’intégration.

Erreurs fréquentes

• Démarrer avec des données désordonnées : sur un portail ouvert sans fiches produits mises au propre, le revendeur ne trouve pas ce qu’il cherche et reprend son téléphone.
• Repousser l’intégration ERP à la fin : si le stock et les prix sont tenus à la main à deux endroits, les incohérences apparaissent rapidement.
• Ouvrir le portail à tous les revendeurs le même jour : sans phase pilote, de petites erreurs se propagent à tout le réseau de revendeurs.
• Ne pas impliquer l’équipe commerciale : si les commerciaux voient le portail comme un concurrent, ils n’y orienteront pas les revendeurs. Comptabiliser les commandes du portail dans la performance du commercial lève cette résistance.
• Supprimer du jour au lendemain les commandes par téléphone : un changement sans période de transition met le revendeur en difficulté.
• Ne pas prévoir de plan de support : un revendeur qui ne trouve pas de réponse à ses questions dans les premières semaines abandonne le système.

Comment habituer les revendeurs au système ?

• Expliquez ce que le revendeur y gagne : commander 24 h/24 et 7 j/7, voir le stock en temps réel, son prix dédié et son solde à tout moment.
• Passez la première commande ensemble : lorsque le commercial crée la première commande sur le portail avec le revendeur, la prise en main est plus rapide.
• Lancez des promotions réservées au portail : de petits avantages valables uniquement pour les commandes passées sur le portail accélèrent la transition.
• Orientez les commandes téléphoniques vers le portail : tout en continuant à prendre la commande, montrez au revendeur comment passer la suivante sur le portail.

Après la mise en production

Le travail ne s’arrête pas à la mise en place. Suivez régulièrement la part des commandes passées sur le portail, le nombre de revendeurs actifs, les produits que les revendeurs recherchent le plus sans les trouver et les erreurs de commande. Ces données révèlent à la fois les lacunes du catalogue et les besoins des revendeurs ; elles permettent d’améliorer le système au fil du temps.

Vous trouverez les fonctionnalités qu’un système B2B doit offrir dans notre article Qu’est-ce que le B2B ?, et la façon dont il fonctionne avec votre ERP sur notre page Intégration B2B et ERP.