Как внедрить B2B-систему? Пошаговое руководство

Перед началом: определите цель

Большинство компаний, решивших внедрить B2B-систему, сразу переходят к выбору ПО. Однако первым делом нужно чётко определить, какую проблему должна решить система. Заказы теряются в телефонных разговорах, проходят по неверным ценам или не удаётся контролировать риск неплатежей? Чем яснее цель, тем глаже проходит внедрение.

Прежде чем начать, ответьте на следующие вопросы:

• Кто будет пользоваться системой? Только дилеры или также корпоративные клиенты и торговые представители?
• Какие процессы перейдут на портал? Заказы, выписки по взаиморасчётам, оплаты, акции, заявки на возврат…
• Как вы будете измерять успех? Например, по доле заказов через портал, количеству заказов по телефону или доле ошибочных заказов.

Внедрение B2B-системы за 7 шагов

1. Обследование и объём работ

Изучаются ваш текущий процесс приёма заказов, используемая ERP или учётная программа, структура дилерской сети и правила ценообразования. По итогам этого этапа в письменном виде фиксируется, что будет внедрено, откуда поступают какие данные и что будет передано заказчику.

2. Подготовка данных

Проверяются карточки товаров (код, описание, единица измерения, изображение), список дилеров и контрагентов, прайс-листы и данные о складах. B2B-система работает настолько точно, насколько точны загруженные в неё данные: из-за неполных или противоречивых карточек товаров дилер не находит то, что ищет.

3. Настройка правил цен, скидок и кредитных лимитов

Определяется, какой дилер работает с каким прайс-листом, задаются скидки по группе дилеров или бренду, кредитные лимиты и то, кому уходит заказ на согласование при превышении лимита. Если сегодня эти правила хранятся на бумаге или в Excel, они впервые собираются в одном месте.

4. Интеграция с ERP

Определяется и настраивается, как товары, остатки, цены и взаиморасчёты передаются из ERP на портал, а заказы — с портала в ERP. Уточняется, какие данные, в каком направлении и с какой частотой передаются; перед запуском интеграция проверяется на реальных сценариях.

5. Настройка портала

Настраиваются оформление в вашем фирменном стиле, процессы согласования заказов, уведомления по электронной почте или в WhatsApp, онлайн-оплата и подключение служб доставки.

6. Пилотный запуск с первыми дилерами

Сначала система открывается для нескольких дилеров. Они оформляют реальные заказы через портал, и поиск, цены, остатки и процесс оформления заказа проверяются на практике. По их отзывам устраняются недочёты.

7. Запуск для всех дилеров

Дилерам отправляют данные для входа, делятся краткой инструкцией и назначают ответственного, который в первые недели отвечает на их вопросы. Первые заказы внимательно отслеживаются.

Сколько длится внедрение?

Сроки больше всего зависят от четырёх факторов: объёма интеграции с ERP, готовности данных, потребности в доработках под вашу компанию и количества дилеров. В большинстве проектов дольше всего занимает не сама программа, а приведение в порядок данных о товарах и ценах.

Поэтому точные сроки стоит называть только после этапа обследования. Обещание «внедрим за две недели», данное без оценки объёма работ, обычно не учитывает работу с данными и интеграцией.

Частые ошибки

• Начинать с неупорядоченными данными: если открыть портал, не приведя в порядок карточки товаров, дилер не найдёт нужное и вернётся к телефону.
• Откладывать интеграцию с ERP на потом: если вести остатки и цены вручную в двух местах, расхождения появятся очень скоро.
• Открывать портал всем дилерам в один день: если пропустить пилотный этап, мелкие ошибки затронут всю дилерскую сеть.
• Не вовлекать отдел продаж: если торговые представители видят в портале конкурента, они не будут направлять туда дилеров. Это сопротивление снимается, если заказы через портал засчитываются в показатели представителя.
• Резко отказаться от заказов по телефону: изменения без переходного периода создают дилерам трудности.
• Не планировать поддержку: дилер, который в первые недели не получает ответов на свои вопросы, перестаёт пользоваться системой.

Как помочь дилерам освоить систему?

• Расскажите дилеру о выгодах: заказы 24/7, остатки в реальном времени, индивидуальные цены и баланс, доступный в любой момент.
• Оформите первый заказ вместе: когда торговый представитель вместе с дилером создаёт первый заказ на портале, дилер осваивается быстрее.
• Запустите акции только для портала: небольшие преимущества, действующие лишь для заказов через портал, ускоряют переход.
• Переводите телефонные заказы на портал: принимая заказ по телефону, покажите дилеру, как оформить следующий через портал.

После запуска

Внедрение — это ещё не конец. Регулярно отслеживайте долю заказов через портал, число активных дилеров, товары, которые дилеры чаще всего ищут, но не находят, и ошибки в заказах. Эти данные показывают и пробелы в каталоге, и потребности дилеров; на их основе система со временем совершенствуется.

О том, какие возможности должны быть у B2B-системы, читайте в статье «Что такое B2B», а о работе с вашей текущей ERP — на странице «Интеграция B2B и ERP».