Vor dem Start: das Ziel klären
Die meisten Unternehmen, die sich für ein B2B-System entscheiden, gehen direkt zur Softwareauswahl über. Zuerst sollte jedoch klar sein, welches Problem das System lösen soll: Gehen Bestellungen am Telefon verloren, werden sie zu falschen Preisen erfasst, oder lässt sich das Zahlungsausfallrisiko nicht kontrollieren? Je klarer das Ziel, desto reibungsloser verläuft die Einführung.
Beantworten Sie vor dem Start folgende Fragen:
- Wer nutzt das Portal? Nur Händler – oder auch Geschäftskunden und Außendienstmitarbeiter?
- Welche Abläufe sollen ins Portal? Bestellungen, Kontoauszüge, Zahlungen, Aktionen, Retourenanfragen …
- Wie messen Sie den Erfolg? Zum Beispiel am Anteil der Bestellungen über das Portal, an der Zahl telefonischer Bestellungen oder an der Fehlerquote bei Bestellungen.
B2B-System einführen in 7 Schritten
1. Analyse und Leistungsumfang
Analysiert werden Ihr aktueller Bestellablauf, Ihr ERP oder Buchhaltungsprogramm, Ihre Händlerstruktur und Ihre Preisregeln. Am Ende dieser Phase ist schriftlich festgehalten, was eingerichtet wird, welche Daten woher kommen und was geliefert wird.
2. Datenaufbereitung
Geprüft werden Artikelstammdaten (Artikelnummer, Beschreibung, Einheit, Bild), Händler- und Kundenlisten, Preislisten und Lagerinformationen. Ein B2B-System arbeitet nur so genau wie die Daten, die es enthält; unvollständige oder widersprüchliche Artikelstammdaten führen dazu, dass Händler nicht finden, was sie suchen.
3. Preis-, Rabatt- und Risikoregeln festlegen
Festgelegt wird, welcher Händler mit welcher Preisliste arbeitet, welche Rabatte nach Händlergruppe oder Marke gelten, welche Kreditlimits bestehen und wem eine Bestellung bei Limitüberschreitung zur Freigabe vorgelegt wird. Liegen diese Regeln heute auf Papier oder in Excel, werden sie damit erstmals an einem Ort zusammengeführt.
4. ERP-Integration
Festgelegt und eingerichtet wird, wie Artikel-, Bestands-, Preis- und Kontodaten vom ERP ins Portal und Bestellungen vom Portal ins ERP fließen. Geklärt wird, welche Daten in welche Richtung und wie häufig übertragen werden; vor dem Go-live wird die Integration mit realen Szenarien getestet.
5. Portal konfigurieren
Eingerichtet werden ein Erscheinungsbild nach Ihrem Corporate Design, Freigabeprozesse für Bestellungen, Benachrichtigungen per E-Mail oder WhatsApp, Online-Zahlung und Anbindungen an Versanddienstleister.
6. Testphase mit Pilothändlern
Das System startet zunächst mit wenigen Händlern. Diese geben ihre echten Bestellungen über das Portal auf; Suche, Preise, Bestände und Bestellablauf werden in der Praxis erprobt. Anhand der Rückmeldungen werden Lücken geschlossen.
7. Freischaltung für alle Händler
Die Händler erhalten ihre Zugangsdaten und eine kurze Anleitung; für die ersten Wochen wird ein Ansprechpartner für Fragen benannt. Die ersten Bestellungen werden eng begleitet.
Wie lange dauert die Einführung?
Die Dauer bestimmen vor allem vier Faktoren: der Umfang der ERP-Integration, der Zustand der Daten, der Bedarf an individuellen Entwicklungen und die Anzahl der Händler. In den meisten Projekten dauert nicht die Software selbst am längsten, sondern das Bereinigen der Artikel- und Preisdaten.
Ein verbindlicher Zeitplan sollte daher erst nach der Analysephase genannt werden. Die Zusage „Wir richten das in zwei Wochen ein“, ohne den Umfang zu kennen, berücksichtigt in der Regel weder den Daten- noch den Integrationsaufwand.
Häufige Fehler
- Mit unsauberen Daten starten: Geht das Portal ohne bereinigte Artikelstammdaten online, findet der Händler nicht, was er sucht – und greift wieder zum Telefon.
- Die ERP-Integration ans Ende schieben: Werden Bestände und Preise an zwei Stellen manuell gepflegt, entstehen schnell Abweichungen.
- Alle Händler am selben Tag freischalten: Wer die Pilotphase überspringt, trägt kleine Fehler ins gesamte Händlernetz.
- Den Vertrieb nicht einbinden: Sehen Vertriebsmitarbeiter das Portal als Konkurrenz, verweisen sie Händler nicht darauf. Werden Portalbestellungen der Leistung des jeweiligen Mitarbeiters angerechnet, löst sich dieser Widerstand.
- Telefonbestellungen schlagartig abschaffen: Eine Umstellung ohne Übergangsphase überfordert die Händler.
- Keinen Supportplan haben: Händler, die in den ersten Wochen keine Antworten auf ihre Fragen bekommen, kehren dem System den Rücken.
Wie gewöhnen Sie die Händler an das System?
- Den Nutzen für Händler vermitteln: Bestellungen rund um die Uhr, Bestände in Echtzeit, individuelle Preise und der eigene Kontostand jederzeit im Blick.
- Die erste Bestellung gemeinsam aufgeben: Erstellt der Vertriebsmitarbeiter die erste Bestellung zusammen mit dem Händler im Portal, verkürzt sich die Eingewöhnung.
- Portal-exklusive Aktionen anbieten: Kleine Vorteile, die nur für Bestellungen über das Portal gelten, beschleunigen die Umstellung.
- Telefonische Bestellungen ins Portal lenken: Nehmen Sie die Bestellung weiter an, zeigen Sie dem Händler aber, wie er die nächste über das Portal aufgibt.
Nach dem Go-live
Mit der Einführung ist die Arbeit nicht getan. Verfolgen Sie regelmäßig den Anteil der Portalbestellungen, die Zahl aktiver Händler, die Artikel, nach denen Händler am häufigsten suchen, ohne sie zu finden, sowie Fehler bei Bestellungen. Diese Daten zeigen sowohl Lücken im Katalog als auch den Bedarf der Händler; mit ihnen wird das System nach und nach verbessert.
Welche Funktionen ein B2B-System haben sollte, lesen Sie in unserem Artikel Was ist B2B?; wie es mit Ihrem bestehenden ERP zusammenarbeitet, erfahren Sie auf der Seite B2B- und ERP-Integration.
Führen wir Ihr B2B-System gemeinsam ein
Bei der Einführung von BayiData setzen wir Datenaufbereitung, ERP-Anbindung und Händlerumstellung gemeinsam mit Ihnen um.